Szacowany czas czytania: 7 minut
Marzysz o tym, by zautomatyzować codzienne zadania i wreszcie złapać oddech w swoim ecommerce? Jeśli prowadzisz sprzedaż online, dobrze wiesz, jak czasochłonne bywa ręczne przenoszenie danych między sklepem, systemem księgowym a panelem do nadawania paczek. Każda literówka czy pomyłka w adresie to niepotrzebny stres i stracony czas. Na szczęście możesz to zmienić! Integracja Apaczka z IFIRMA pozwala Ci w kilku krokach połączyć obsługę zamówień, wysyłki i księgowość w jedną sprawnie działającą całość. Szybciej, bez błędów i bez zbędnego klikania. Sprawdź, jak prosto to wdrożyć i zyskać czas na to, co naprawdę ważne!
Spis treści
4 powody dlaczego warto połączyć Apaczka z IFIRMA
Jeśli sprzedajesz online i korzystasz z IFIRMA e-commerce, wiesz, jak ważna jest sprawna obsługa zamówień. Integracja Apaczka z IFIRMA to nie dodatek, a realne wsparcie w automatyzacji wysyłek i eliminacji błędów. Oto 4 powody, dla których warto wdrożyć to rozwiązanie w swoim sklepie.
1. Eliminujesz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych
Bez integracji musisz kopiować dane klienta (adresy, numery telefonów) ze sklepu do systemów księgowych i następnie do formularzy przewoźników. To generuje ryzyko literówek i pomyłek, które skutkują opóźnieniami, reklamacjami i dodatkowymi kosztami zwrotów. Integracja automatycznie przenosi dane klienta do formularza nadania przesyłki, minimalizując ryzyko błędów.
Przykład przed integracją: Anna prowadzi mały sklep z kosmetykami naturalnymi. Codziennie musi ręcznie przenosić dane klienta z zamówienia w sklepie do systemu księgowego ifirma i osobno do panelu Apaczka. Przy 20-30 zamówieniach dziennie nie jest trudno o literówkę w adresie, np. zamiast „ul. Kościuszki 15” wpisuje „ul. Kościelna 15”, przez co paczka trafia pod zły adres i wraca do nadawcy, generując dodatkowe koszty i frustrację klienta.
Przykład po integracji: Dzięki integracji dane klienta są automatycznie kopiowane do formularza przesyłki Apaczka z zamówienia w IFIRMA, bez potrzeby ręcznego wprowadzania. Adresy są zgodne z zamówieniem, a ryzyko błędów – zminimalizowane.
2. Oszczędzasz czas przy masowej obsłudze zamówień
Przy większej liczbie zamówień (zwłaszcza w szczycie sezonu jak Black Friday czy przed świętami) każda minuta jest cenna. Ręczne wypełnianie formularzy dla kilkuset przesyłek zajmuje godziny. Dzięki integracji proces ten skraca się do kilku kliknięć – etykiety możesz generować pojedynczo lub masowo bezpośrednio w panelu IFIRMA.
Przykład przed integracją: Maciej prowadzi sklep internetowy z odzieżą streetwearową i w okresie Black Friday ma ponad 150 zamówień dziennie. Każde wypełnienie formularza w Apaczka zajmuje mu ok. 2 minuty – co daje nawet 5 godzin pracy dziennie tylko na same przesyłki.
Przykład po integracji: Maciej generuje etykiety bezpośrednio z poziomu ifirma. Cały proces skraca się do kilku kliknięć dla każdej przesyłki, a dla zamówień masowych – do jednej operacji zbiorczej. Oszczędza nawet kilka godzin dziennie.
3. Centralizujesz pracę w jednym systemie
Dzięki integracji cały proces obsługi zamówienia – od jego zaksięgowania po wygenerowanie przesyłki – odbywa się w jednym panelu. Nie musisz przełączać się pomiędzy kilkoma systemami (IFIRMA + system kuriera). To poprawia ergonomię pracy i zmniejsza obciążenie pracowników.
Przykład przed integracją: Ewa, właścicielka sklepu z rękodziełem, musi pracować równocześnie w trzech zakładkach: w panelu swojego sklepu, systemie księgowym IFIRMA i na platformie wysyłkowej. Częste przełączanie się między nimi powoduje zamieszanie i zwiększa ryzyko pomyłek.
Przykład po integracji: Ewa tworzy przesyłki i zamawia kuriera bez wychodzenia z panelu IFIRMA, mając wszystko pod ręką – faktury, zamówienia i przesyłki w jednym systemie.
4. Automatycznie zamawiasz kuriera i masz podgląd statusów przesyłek
Zintegrowany system umożliwia także zamówienie kuriera z poziomu IFIRMA – bez logowania do Apaczka. Dodatkowo na bieżąco możesz monitorować status przesyłki (doręczona, w doręczeniu, zwrot), co pozwala lepiej zarządzać kontaktem z klientem i unikać nieporozumień.
Przykład przed integracją: Tomek, właściciel sklepu z elektroniką, za każdym razem loguje się do systemu, aby zamówić kuriera i śledzić paczkę. Brak podglądu w IFIRMA utrudnia mu szybkie reagowanie na pytania klientów o status dostawy.
Przykład po integracji: Tomek zamawia kuriera i sprawdza status przesyłki z poziomu zamówienia w IFIRMA– widzi czy paczka została już odebrana przez kuriera i na jakim etapie dostawy się znajduje.
5. Lepiej kontrolujesz koszty wysyłki
Apaczka oferuje dostęp do wielu firm kurierskich w jednym miejscu – DPD, InPost, DHL, Orlen i innych. Dzięki temu podczas tworzenia przesyłki w ifirma możesz łatwo porównać ceny przewoźników i wybrać najkorzystniejszą opcję dla siebie lub swojego klienta.
Przykład przed integracją: Kinga co miesiąc przepłaca za wysyłki, korzystając z usług jednego przewoźnika, bo nie ma czasu porównywać cen w Apaczka przy każdym zamówieniu.
Przykład po integracji: System IFIRMA pobiera aktualne stawki przewoźników z Apaczka i wyświetla je przy tworzeniu przesyłki. Kinga wybiera najtańszą opcję dla każdej paczki i optymalizuje koszty logistyki.
Jak połączyć konto Apaczka i IFIRMA?
Dzięki integracji Apaczka x IFIRMA możesz generować etykiety i zamawiać kuriera bezpośrednio, bez potrzeby logowania się do osobnego systemu. Proces integracji jest szybki i prosty – wystarczy kilka minut, aby uruchomić w pełni funkcjonalne połączenie między tymi dwoma platformami. Sprawdź, jak krok po kroku połączyć swoje konto i zacząć działać sprawniej.
Krok 1: Utwórz konto i przygotuj dane
- Załóż konto w Apaczka, jeśli jeszcze go nie masz. W ustawieniach Apaczka, w zakładce „Web API”, wygeneruj App ID oraz App Secret – będą potrzebne w IFIRMA.
- Zaloguj się na konto IFIRMA i przejdź do modułu e-commerce.
Krok 2: Dodaj integrację Apaczka w IFIRMA
- W panelu IFIRMA wejdź w zakładkę Integracje, a następnie kliknij „Dodaj nową integrację”.
- Na liście dostępnych integracji wybierz Apaczka i przejdź do konfiguracji.
- W formularzu podaj nazwę własną integracji (np. „Apaczka – wysyłki”), a następnie wklej App ID i App Secret z panelu Apaczka.
- Zaznacz zgodę na regulamin i politykę prywatności.
Krok 3: Ustaw dane nadawcy i preferencje wysyłkowe
- W kolejnym kroku uzupełnij dane nadawcy – mogą one pochodzić z Twojej firmy lub być dostosowane dla wybranej lokalizacji magazynu.
- Wybierz preferowanego przewoźnika oraz sposób rozliczenia przesyłek (np. płatność z góry lub za pobraniem).
- Skonfiguruj domyślne szablony paczek – możesz określić wagę, wymiary i dodatkowe opcje (ubezpieczenie, dostawa w sobotę, itd.).
Krok 4: Tworzenie przesyłek bezpośrednio w IFIRMA
Po integracji w zakładce szczegółów zamówienia w IFIRMA pojawi się nowa sekcja umożliwiająca generowanie przesyłek Apaczka. Aby utworzyć nową paczkę:
- Otwórz zamówienie klienta.
- W sekcji „Przesyłka” wybierz „Utwórz przesyłkę Apaczka”.
- Uzupełnij dane o przesyłce (kurier, wymiary, waga, usługi dodatkowe).
- Kliknij „Generuj etykietę” – system pobierze list przewozowy bezpośrednio z Apaczka.
- Pobierz etykietę i zamów kuriera bezpośrednio z poziomu panelu IFIRMA.
Możliwe jest również tworzenie przesyłek masowych dla wielu zamówień jednocześnie.
Krok 5: Monitorowanie i zarządzanie przesyłkami
- W IFIRMA masz dostęp do podglądu statusu przesyłek, numerów trackingowych i możliwości ponownego pobrania etykiety.
- W razie potrzeby możesz edytować parametry przesyłki przed jej nadaniem lub anulować wygenerowaną paczkę.
Integracja Apaczka z IFIRMA to praktyczne narzędzie, które znacząco poprawia organizację pracy w e-commerce. Umożliwia szybszą i bardziej efektywną obsługę zamówień oraz wysyłek, redukując jednocześnie ryzyko błędów i optymalizując koszty logistyczne. Centralizacja procesów w jednym systemie sprzyja lepszej kontroli nad realizacją zamówień i podnosi komfort pracy zespołu. Dodatkowo uproszczona konfiguracja sprawia, że wdrożenie integracji jest szybkie i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. To rozwiązanie, które pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast na czasochłonnej logistyce.
Barbara Bochenek
