Proces sprzedaży towarów obejmuje m.in. ich skuteczną wysyłkę do klienta. W tym celu konieczne jest skorzystanie z usług kurierskich, które umożliwią sprawne doręczenie zamówienia pod adres docelowy. Jak należy zapisać koszt usługi kurierskiej w Księdze Przychodów i Rozchodów? Dzisiaj piszemy o kwestiach związanych z księgowaniem usług kurierskich istotnych w prowadzeniu biznesu.

W dzisiejszych czasach, gdy rynek e-commerce nieustannie się rozwija, a wymiana dokumentów i towarów między firmami jest na porządku dziennym, usługi kurierskie odgrywają kluczową rolę. Dla przedsiębiorców ważne jest jednak nie tylko efektywne korzystanie z tych usług, ale również ich prawidłowe księgowanie, które zapewni odpowiednie wyliczenie należnych składek i podatków, a tym samym umożliwi uniknięcie nieprzyjemności w kontaktach z urzędem skarbowym.

Usługi Poczty Polskiej i kurierów – jaka jest różnica?

Wydawałoby się, że nie ma istotnej różnicy w tym, od której firmy zakupimy usługi pocztowe. Istnieje jednak drobny niuans, o którym warto wiedzieć.

Usługi Poczty Polskiej

Księgowanie usług pocztowych oferowanych przez Pocztę Polską rządzi się swoimi, specyficznymi zasadami. Aby zaksięgować tego rodzaju wydatki, nie jest potrzebna faktura VAT – wystarczy dowód poniesienia opłaty, taki jak potwierdzenie nadania listu czy paczki. W przypadku większej liczby przesyłek możliwe jest zbiorcze księgowanie za pomocą Dowodu Wewnętrznego (DW) lub na podstawie wpisów w książce nadawczej. Te wydatki księguje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w Księdze Przychodów i Rozchodów.

Usługi innych operatorów

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku korzystania z usług innych firm kurierskich. Tutaj konieczne jest posiadanie faktury VAT. Na jej podstawie przedsiębiorca może zaksięgować koszty w KPiR oraz odliczyć podatek VAT. W zależności od charakteru usługi, koszty te mogą być księgowane jako „koszty uboczne zakupu” w kolumnie 11 KPiR lub jako pozostałe wydatki związane z działalnością w kolumnie 13. Warto zwrócić uwagę na to, aby faktura wystawiona przez przewoźnika określała dokładnie numer zamówienia – to ułatwia potem przypisywanie dokumentu do konkretnych usług.

Kiedy się nalicza VAT na usługi kurierskie?

Większość usług kurierskich jest opodatkowana stawką VAT 23%. W przypadku gdy przedsiębiorca sprzedaje towary i korzysta z usług kuriera do ich dostarczenia odbiorcy, klient zwykle pokrywa koszty transportu. W takim wypadku usługa kurierska generuje zarówno koszt uzyskania przychodu, jak i przychód dla przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że dla przedsiębiorców rozliczających VAT jest to ciężar neutralny, gdyż mogą odliczyć tę kwotę od podatku. W przypadku międzynarodowych usług kurierskich należy zwrócić uwagę na zasady dotyczące VAT, które mogą różnić się w zależności od krajów zaangażowanych w transakcję.

Jak uwzględnić koszt usługi kurierskiej podczas sprzedaży towarów?

Ponieważ to nabywca ponosi koszty przesyłki, zwykle są one doliczane do ceny towaru i opodatkowywane w ten sam sposób, analogicznie do innych kosztów takich jak ubezpieczenie transportu czy pobierane prowizje. W przypadku sprzedaży towarów opodatkowanych różnymi stawkami VAT można podzielić koszty transportu proporcjonalnie do udziału poszczególnych stawek podatkowych w całym zamówieniu. W praktyce na dokumencie sprzedaży najczęściej ujmuje się koszt wysyłki w cenie towaru lub jako odrębną pozycję. W obu tych przypadkach zapłata za przesyłkę stanowi zarówno koszt, jak i przychód przedsiębiorcy. Czasami stosuje się również pełnomocnictwo do nadania przesyłki pocztowej w imieniu klienta, która przenosi umowę z pocztą na klienta, a tym samym znosi z właściciela sklepu internetowego odpowiedzialność związaną m.in. z naliczaniem VAT-u. Dzięki temu firma nie musi zapisywać tego wydatku do księgi przychodów i rozchodów.

Kiedy księgować usługi pocztowe jako koszty?

Usługi kurierskie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, o ile są bezpośrednio związane z działalnością firmy, czyli np. sprzedażą e-commerce. Należy jednak pamiętać, że nie każda przesyłka kurierska automatycznie kwalifikuje się do tej kategorii, np. sklep online może zamówić kuriera, aby przesłać dokumenty do kontrahenta lub pracownika. Ważne jest udowodnienie związku danego wydatku z przychodami firmy i prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jak uprościć współpracę z wieloma przewoźnikami?

Jeśli Twoja firma współpracuje z wieloma przewoźnikami jednocześnie, zapewne musisz wprowadzać wiele faktur do Księgi Przychodów i Rozchodów. Warto uprościć ten proces, korzystając z usług platform logistycznych takich jak Apaczka.pl, które umożliwiają korzystanie z usług wielu firm kurierskich jednocześnie i wystawiają faktury. Dzięki temu wszystkie wydatki związane z usługami kurierskimi – także koszty ubezpieczenia przesyłek czy zakupu materiałów niezbędnych do ich zapakowania – można ponosić w obrębie jednej platformy. To ogranicza zarówno liczbę generowanych dokumentów, jak i czas potrzebny na ich odnalezienie, a co za tym idzie, umożliwia skupienie się na innych kwestiach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i sprzedażą towarów.

Praktyczne wskazówki, o których warto pamiętać, ponosząc koszty przesyłki

  • Dokumentacja. Zawsze zachowuj dowody nadania przesyłek oraz faktury VAT od firm kurierskich, jak również dokumentuj cel danego wydatku (np. doręczenie towaru do klienta, przesłanie pracownikowi dokumentów związanych z zatrudnieniem).
  • Zbiorcze księgowanie. W przypadku regularnych przesyłek rozważ zbiorcze księgowanie, aby uprościć proces, czyli stworzenie zestawienia zawierającego podsumowanie dzienne lub miesięczne wszystkich poniesionych kosztów z tytułu przesyłek kurierskich.
  • Podział kosztów. W przypadku przesyłek opodatkowanych różnymi stawkami VAT odpowiednio rozdziel koszty proporcjonalnie do udziału poszczególnych stawek podatkowych w całym zamówieniu.

Księgowanie usług kurierskich nie musi być skomplikowane, ale wymaga dokładności i zrozumienia zasad. Pamiętanie o odpowiedniej dokumentacji i właściwym rozliczeniu VAT to klucz do prawidłowego i efektywnego zarządzania tym aspektem działalności firmy. Chociaż na rynku funkcjonuje wiele biur księgowych, nie każdy przedsiębiorca – szczególnie ten dopiero rozkręcający swój biznes – może sobie pozwolić na korzystanie z ich usług. Jednak w miarę rozwoju firmy warto sięgnąć po zewnętrznych specjalistów, którzy znają się na prowadzeniu księgowości i pomogą w optymalizacji wydatków związanych z usługami kurierskimi.